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每年歲末年終，慈濟基金會自十二月初起，在全省陸續展開歲末祝福感恩會。基隆區2012年歲末祝福感恩會也在2013年1月3日晚上起連續四天(1/3、4、5、6)共十
場，於基隆市文化中心演藝廳熱鬧展開。
會場除了場內舞台佈置外，會場外設有報到組、服務台、人醫會、福慧袋發放區、人間菩薩招生區、竹筒歲月、經典雜誌、靜思文化、大愛感恩科技、書畫區等。每個區塊均擺放鋪著 藍色摺線桌裙的長桌，大愛感恩科技區並以屏風為牆面，自成一個典雅小空間；人間菩薩招生區也以兩片微開屏風區隔公共空間，空間內掛著與場內同步放映的小型螢幕，螢幕前擺放 十幾張白色靠背式矮圓椅，旁邊則擺放三張鋪著淺淡花色的桌巾及靠背式小圓椅；書畫區則在長桌前方空間拉起長繩，吊掛現場書寫的年節應景春聯，整個會場外的場景佈置，猶如年 節大街般喜氣洋洋。
每場開始前約二小時光景，總會看到服務台區塊前井然有序的擺放著數十個紙箱，今年歲末祝福感恩會負責總務窗口的志工張日平，專注地忙著登記及發給陸續前來申領福慧袋、福慧 紅包、巧克力、福慧燈等需求的數量；總務志工林玉冬則帶領數位志工於福慧袋發放區旁的工作區，從紙箱內取出福慧燈，整齊擺放於一個個托盤上，隨後又前往會眾入口處的各個福 慧袋發放區檢視申領是否完備、接著到各個功能區塊看看是否需求物資都已齊備，或是有不足需補足；每場於會眾入場後，叮嚀數量的回報，並隨時機動回報總窗口補足會場內、外的 各項物資需求。
志工張日平表示，總務功能組的工作範疇在統籌及準備各個功能組的物資需求。歲末祝福感恩會的大型活動，於活動前兩個月即開始開會籌備，彙整各功能組(公關組、活動組、香積 組、生活組等)填交的物資需求單，再將物資需求種類分類，再向台北合心總窗口外借或自行採購，接著由基隆區負責總務的各個志工，齊聚基隆共修處，於活動前三天至一星期內， 將全部需求物資統計、整理，備齊妥當。活動結束後，該歸還的物資，必須兩天內歸還。最大挑戰即是突發狀況的處理，張日平師姊說第一天佈置舞台上的宇宙大覺者時，打開會眾寄 來發心結緣的觸控式宇宙大覺者，才發現並非觸控式，由於常住師父領眾祈福時，必須是觸控式，趕緊四處詢問有觸控式的擁有者，幸而住居金山的會眾得知後火速送來，解決燃眉之 急。
也是總務志工的林玉冬，今年負責協助總務總窗口執行物資統籌後的處理事宜。林玉冬說各功能均有不同的需求物資，除了福慧紅包、福慧燈、巧克力、福慧袋須向台北合心組申領 外，諸如公關組需求的常住師父使用的餐桌巾、茶具需裝箱；生活組打掃用具除了數量的備齊外，考量到天氣冷冽，需另備手套，並將備齊的餐具碗盤、碗蓋逐一清洗燙過；香積組需 用的米、油、鹽、瓦斯等必需品添購備齊；活動組佈置現場需求的物資，諸如宇宙大覺者、桌巾、桌裙、桌布、佛教旗、慈濟旗等等，小圓桌桌巾如有不足，還須自行裁剪縫紉，樣樣 都需清點備足，並於活動前三天分門別類整理打包妥當，方便機動組志工搬運。
此外，向合心組申領的福慧紅包、福慧燈、巧克力、福慧袋，於每場活動結束，必須統計數量回報，如有不足需立即機動補足。全部場次結束後，除了統計申領、發給數量外，必須全 部物資再次分門別類放回原放置地點，之後再做細部清點、清洗工作。
這麼繁雜的總務工作，執行流程上是環環相扣，如遇到突發狀況，如何因應？
張日平說：「把心靜下來，想辦法。」
林玉冬說：「五藥對治─鑽石(耐磨才會發光發亮)、鋼板(以圓就方)、海綿、吸鐵(吸取任何新知)、法水(將智慧法語內化去除煩惱)，困難總能迎刃而解。」
看似瑣碎的總務工作，雖如同螺絲釘般的不起眼，然而只要其中小小環節稍有疏失，活動流程勢必亂了陣腳，不僅無法順利運作，甚或引發慌亂場面。常言道：「巧婦難為無米之 炊」，即便各個功能各有美意發想，若無總務統籌備齊需用品，也只是空想，活動終究無法展開。誰能說總務只是螺絲釘？總務不只是螺絲釘，而且是帶動滾輪的軸心。
圖左 ： 志工張日平(左二)忙著發給各功能需求的物資。[攝影者：沈秋美]
圖右 ： 總務志工林玉冬(右一)檢視會場內接待人員所需備用物資數量。[攝影者：沈秋美]
