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近年來全球各處災難頻傳，且災難的規模愈來愈大，慈濟志工救災迅速、確實，從供應熱食、發放民生物資的緊急應變，乃至於短期、中期、長期的救災重建等規劃，務必徹底落實，
符合災民需求。
爲了讓救災物資能快速統籌運作並作有效的控管。花蓮本會的慈善志業發展處(簡稱慈發處)特別於5月25日，在彰化分會電腦教室舉辦一場「全台防災協調作業種子課程」研習。 全台西半部十個合心區負責行政和總務的慈濟志工約五十二人，由慈發處邱定彬擔任講師，讓大家在同一資訊平台上，同步了解防災實務。
◎防災物資管理 默契建立添時效
「由於2009年莫拉克風災時的震撼，讓身處在花蓮本會的我感受非常深刻，於是結合本會宗教處、慈善志業發展處及資訊處三處室分工，遂於2010年研發這套防災協調系 統，…」遠從花蓮來到彰化分會的邱定彬，首先說明這套防災協調系統的研發緣由。
建立好這套系統，只要發生災情，落實各地的合心運作，本會就可透過系統即時得知全省物資建置的狀況、掌握各地物資追補、採購，需要援助的訊息。
以防災物資來說，大致分為常用設備、消耗性設備、慈善發放用設備及大包裝香積飯等物資管理和流通。
邱定彬舉三重國際倉儲的進、銷、存管理作業系統，和靜思文物管理作業系統等實務為例，希冀各種子學員使用防災用「香積飯」、「香積麵」及「兩件式雨衣」等統一名稱，來呈報 庫存數量、申請或核銷。同時當場實際演練如何上線登記申請，讓大家充分了解作業的步驟。
對於防災物資倉儲默契之培養，邱定彬希望種子學員們平時就應依照線上表格來填寫、登記，這樣本會就可了解各區防災物資的運用，尤其每年5月、11月大盤點時，各區作業更需 一致性，例如生活包的統計，就是要以裡面的物品個別盤點數量，而這資料亦可當作歷史足跡存檔。
◎結合研習內容 種子學員分享經驗
來自屏東的關蔡春來擔任總務已有多年的經驗。她分享道：「收到人家捐來的物資時，已經有記載進出情形，但不懂得要核銷，長期就會造成困擾。現在有統一的表格上傳本會，就可 清楚知道進出的時間和數量。」
而台中區張伍煋則提到：「台中區幅員廣闊，沒有固定的倉儲空間，爲了做有效的管理，生活包只放日用品，沒放香積麵飯，因常會放置過久或捨不得用。」
彰化區姚金珠師姊也說：「彰化地區鄉鎮多，各和氣隊長都會親自巡防、探視受災地區，因此救災的兩件式雨衣都不夠使用，是否可交各和氣來管理？」新竹區 張敏忠師兄則建議： 「許多捐贈物資是否由本會統一名稱，這樣各地區更可以精簡管理。」
面對各區林林總總所回饋的問題，講師邱定彬滿心的感恩這群默默付出的種子學員們，希望透過今日的雙向回饋，能讓這套系統更為完整、好用，並能提供最好的服務與訊息。
◎防災系統結合科技APP
現代科技進步，電腦及智慧型手機的功能也趨於多元且豐富。爲了能即時有效傳遞災難發生的訊息，慈發處與工研院在2010年之前，就已經著手研發一套類似戰情中心概念的軟 體，慈濟人亦可藉由智慧型手機的App即時軟體將災難現場的相片圖說傳至本會，讓各地區防災小組召集人及本會，甚至人文真善美能收到最新的災難訊息及畫面。
「這套系統只要有災難就可以啟動，當初任職工研院的慈濟志工周珊珊認為這系統對慈濟有幫助，所以轉介給慈濟。經過這一年半來的細部研發，才有今日的成果。」
「但因擔心我們團隊自己所想出來的系統，與實際使用者間的需求有差距，今天能夠來彰化分會與實際使用這套系統的師兄師姊們見面，藉由相互的討論與交換意見，更可以讓這套系 統符合實際效益。而且慈濟的組織嚴謹且分工縝密又清楚，師兄姊都可以給予我們具體的建議，收穫真的很多。」來自工研院江淑芬與葉彩芳開心的說明下午與師兄姊討論過後的心 得。
講師邱定彬也提到，希望防災小組人員務必要在當天早上七點前聆聽志工早會及上人開示，這樣才可了解當天災情和上人最新的慈示。而防災小組之行政窗口更必須幫召集人掌握充分 的資訊，當天中午十二點鐘前做上午的日誌回報，下午五點鐘前作一整天的日誌回報，希望各地區今年就開始熟悉這套訊息管理系統。
◎集思廣益 有助系統臻於完備
學員張嘉澍聽完ㄧ系列的課程後說：「天災始於人禍，我們更要以愛來消弭災難。現在有這麼一套系統我們一定要確實執行，做了才有力量，也才能更熟練。爲了讓師兄姊們更易上 手，建議系統中許多來來回回的步驟能盡量設計到最單純，就如下載程式一般，每次只有一個步驟，這樣對於操作的師兄姊來說也較簡便。」
新竹志工邱秀貞分享道：「兩年前就已經聽過這個課程，因為自己曾從事財務工作，所以對於今日講師所提出的ㄧ些進、銷、存概念都能清楚明白。至於今天課程中講師提醒大家面對 災難時，一定要記得先看志工早會及上人最新的開示，這點真的很重要。因為這樣做，才能全盤掌握災難狀況，了解本會所做的相關指示。」
邱秀貞對於表單設計中是否須有序號的問題也提出建議：「單張式的表單如果由本會印製建議須有序號才可控管，這樣才清楚知道哪些案子是否已處理，行政人員可以做成彙整表來追 蹤。倘若沒有序號就只是方便性而已，較無法掌控處理情況。目前基金會就以訪視的作業最為成熟且完整，建議表單的作業流程可參考訪視作業系統。」
兩年前就得知有這套系統，但感覺到不常用而容易忘記，彰化區志工姚金珠參與今日課程後表示：「這次的課程講師說得很清楚，但畢竟操作的師兄姊有的年紀較大，對於電腦系統不 熟悉，倘若能如張嘉澍師兄所建議的將系統步驟單純化，按照步驟一個一個來，應該比較簡單。」
聽取各方熱情的回饋後，講師邱定彬滿心的感恩大家對於這套系統的肯定與護持。由於目前我們已接近消防署所定義的「汛期」(註一)季節，希望各區種子能盡快落實運作，趕緊將 這套系統建立起來，在最短的時間發揮最大的效益。在熱情的回饋分享中，一整天的課程圓滿落幕。
(註一：「汛期」乃指容易有風災水災的期間，而據消防署的定義，我們台灣的汛期是每年的六月到十月，颱風雨量容易成災)
圖左 ： 花蓮本會的資訊組陳建榮師兄(中)及工研院江淑芬(右)葉彩芳(左)說明防災系統結合app即時通訊系統之運用。[攝影者：曾漢儀]
圖右 ： 由慈發處邱定彬擔任講師，在同一資訊平台上，同步了解防災實務。[攝影者：曾漢儀]
