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11月18日
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學習慈善紀錄系統 長者衝第一

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「以我來說,紀錄個案使用紙本會比登錄紀錄系統來得快,但是這是整個慈善志業作業方式的進化,我們一定要配合。」七十六歲的宜蘭訪視志工黃惠碧不畏學習新知,也願意為了慈濟持續進步而邁開步伐,這就是志工精神的縮 影。

3C產品日新月異,手機功能進化迅速,且因攜帶方便,除了日常生活許多機能已經都與行動裝置相結合,慈濟基金會也努力改善各項服務工作,傳統的慈善訪視紀錄,也能應用手機來完成。

◎滑手機 也能提高效率助人

5月28日,在羅東聯絡處就有一群平均年齡半百以上的慈濟志工,大家吃力且認真的盯著眼前的3C裝置,不論是手機、平板電腦、手提電腦,每一個人聚精會神,手配合著老花眼鏡下的專注眼神在滑動著,令人費疑,他們在作什麼?

在端午節前夕的連續假日,有二百多人前來學習慈善紀錄系統(簡稱CVRS)的操作,以利系統正式上線後,可以直接在手機或電腦上登錄訪視紀錄,或提報新個案時能即時與社工聯繫。此舉,將免除案本舟車來往,個案若有急需資源的協助,社工與志工也能立即得到共識,爭取時效為陷入困境的人送上關懷。

基金會慈善志業發展處同仁吳宗幸擔綱講師,細細向志工們解說系統設計與操作的精神與目的,首先是加強了案主個資保護。

傳統的紙本記錄都要靠志工交接給社工,電子系統雖然是透過網路傳遞,卻不是任何人都能登入系統。為了保護個案的個資,就如發駕照給駕駛人,確定領有執照才能安全上路;同理,要進入系統一定要謹慎,必需透過申請權限才能取得登入作業及上傳的資格。

吳宗幸說明:「只要在有網路的地方,利用任何3C載具,下載之後有了個案的資料就能馬上進行關懷,例如志工在訪視過程中發現個案的住家需修繕,只要志工將案家需協助的狀況作描述,並將需修繕的地方拍成照片上傳到系統,社工馬上就可以看到,縮短以往必需將資料寫在紙本上,再送到社工手上作評估,這一往一來的過程中,如果來不及維修再遇有天災,個案的處境堪慮。」

◎新系統 整合慈善足跡永留存

吳宗幸指出,無紙化也是現在的環保潮流,但新系統並不是趕流行,而是多重管道,多一個保障。「系統上線之後,紙本作業仍然可以繼續作業,只是讓訪視志工多了一項選擇,如果選擇紙本紀錄,這套系統可作為輔助的功能;但若同組訪視志工同時使用系統紀錄,未來正式上路後可以共同編輯同一筆訪視紀錄,得到大家的共識後再送出給社工。」

從管理層面上而言,新系統並未強制志工馬上改用新機制,讓年長的志工仍可以持續進行他們熟悉的工作。但新系統也幫助社區組隊長了解每一區負責的個案量,更方便依據個案數量協調人力;再者,訪視志工所回傳的每一筆資料及照片,六個月後就會納入基金會文史系統,讓所有慈善足跡都會留存,更完整地為後世作見證。

◎不說老 志工學習新機制精神感人

聽完說明,志工都有極大的願力幫助慈濟往前邁步,但學習操作3C,對一些長者實在不是一件容易的事,有人對著手機無從著手而皺眉不解,尤其是要透過老花眼鏡研究半天,仍是求救聲四起。然而為跟緊資訊化的世代,上線是必需,所以學習不能停。

訪視志工黃惠碧說:「有慈濟的一天,就一定有慈善,所以即使別人一天就會了,我必需學十天才會,我也不能用『老了』作藉口,一定要學會才能即時提報新個案,讓需要幫助的家庭及時得到資源紓困。」-

系統的開發無非是希望善用資源、掌控資訊安全、保護個案、提升慈善工作效率與品質,讓慈濟的慈善足跡更廣、更寬、更深入苦難。

圖左 :慈發處吳宗幸師兄說:「只要在有網路的地方利用任何3C載具,下載之後只要有個案的資料就能馬上進行關懷。」[攝影者:廖月鳳]
圖右 :平均年齡50歲以上的志工齊聚學習滑手機加速慈善作業[攝影者:廖月鳳]

圖左 :對著手機無從著手而皺眉不解,不知道如何解惑?尤其是要透過老花眼鏡研究半天仍是求救聲四起的的年長者而言,是相對吃力的。[攝影者:廖月鳳]
圖右 :面對難解的作業系統,社工用心、耐心加上無比的毅力周旋在志工之間,一次又一次解惑[攝影者:賴振豐]