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07月11日
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精實管理 化繁為簡事半功倍

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「無論家庭或是職場,物品都給它們一個名字、一個固定的家,不但方便尋找,庫存情况亦可一目了然。」有二十多年「精實管理」專業的李玉珍老師,於7月7日晚間在慈濟愛滿地聯絡處分享簡化流程,善用人力創造價值的「 精實學」,近八十位慈濟志工及會眾熱烈參加。

◎遊戲中體驗 精實的精髓

課程一開始,李玉珍老師利用遊戲來讓大家實際體驗何謂「精實學」。李老師要大家用三十秒時間在一堆零亂、大小不一的數目中找出1到50,三十秒過去了!很多人連「1」都還沒找到,老師指出了「1」的位置,請大家用心地再找一次,這次有人找到1到10。接著老師去掉了高於50的數目,不少人找到1到25了!

遊戲最後,老師再將數目整齊排列後,不到三秒,大家輕而易舉地找到了1到50。「這就是精實學!」李老師說:「簡化流程,避免重覆行動,勿浪費時間、免除過量庫存。」

「如何在全心專注工作的當下,也能注意到周圍的安全?」老師舉例,放一段黑衣和白衣兩隊傳球的影片:「在三十秒的時間內,請大家專心的數數白隊共傳出多少球?」 大家專心地數,一眼都不敢疏忽,時間到了,答案卻不一。老師問:「有沒有看到一個黑色的大猩猩?」少數幾個人回答:「有!」 大多數的人不可置疑的說: 「沒有!沒有看到!」當影帶重播一次後,很明顯地看到有一個大猩猩走過來,還在鏡頭前晃了一會。

「有災難的地方就有慈濟人,在用心賑災當下,往往會忽略自身的安全。」李老師說:「精實理論」可以讓我們用最短的前置期,最佳的安全性以及精簡的人力之下,投入賑災工作。

◎精實帶到家 達事半功倍

周修英上午到慈濟醫療看診時聽到晚上有「精實管理」的課,趕緊把握這個學習的好機會,她表示:「今天這堂課讓我學到,成功的人就是要用心,我太忙了, 家裡很亂,東西一直買都沒時間整理,很感謝李老師教我們如何有組織地整理, 不但適用家庭也適用於公司。」

很期待能將家裡整理得有條有序,不要時常將時間浪費在找東西上,張璇兒感恩精實學的課程讓她受益良多:「老師說東西都要有它的家,並舉很多的例子,讓我們了解物有定位不是理論學,雖然聽是簡單,真要做到需要很用心,一但養成物有定位的好習慣,就可以保持家裡的整齊、清潔。」

李老師再舉例,醫療櫃外貼上藥品名稱及其照片,甚至拆掉櫃門,可以讓護理人員方便迅速辨識取得;而以顏色區別相似的藥瓶,雖是小小的一點變化,就可提高用藥的正確性與安全性,降低醫療的疏失。最後李老師表示:「希望大家能將精實帶到家,帶到公司,帶到慈濟,只要用心的思考,很多事情都可以化繁為簡、事半功倍。」

如何以最少的資源,達到最大的效果,同時也兼顧到志工的安全,九月份李玉珍將赴全球的慈濟志業推動「精實管理」,希望能減低志工過重負荷及不平衡的工作,真正落實「甘願做,歡喜受。」慈濟的道路也就會愈走愈寬廣。

圖左 :近八十位志工民眾,把握難得的好機會,前來學習。[攝影者:駱淑麗]
圖右 :大家從由遊戲中,體驗精實的精髓。[攝影者:駱淑麗]

圖左 :周修英她表示: 「今天這堂課讓我學到,成功的人就是處處要用心。」[攝影者:駱淑麗]
圖右 :張璇兒學到任何東西都要有它的家, 一但養成物有定位的好習慣,就可以保持家裡的整齊、清潔。[攝影者:駱淑麗]