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首屆「2017 TCMF慈濟醫學年會」，於10月14和15兩天，假花蓮慈濟醫院和慈濟大學舉行。花蓮慈濟醫院為主辦單位，慈濟醫療學術發展室，負責活動所有行政事務及場地規畫和執行等。另由七十幾位花蓮當地志
工組成的團隊，負責生活、香積、接待和機動等各項事宜。張世寰是學術發展室主任，也是這次活動的負責窗口，對張世寰來說，第一次承擔這樣的大型活動負責窗口，緊張和壓力在所難免。從四月初，上人期許舉辦六院一家的醫學年會交流開始，張世寰透過開會集思廣益，把大家智慧串連。並不斷的沙盤演練，針對所有可能發生的突發事項，想出各種不同的因應方式。
◎團隊分工 相互合作
張世寰將團隊細分十六個組別：報到組、檔案工作組、人文真善美組、場務組……大小不同的組別。共有一百三十位工作人員，大家分工合作，分層負責。張世寰說：「第一次舉辦雖然很緊張，很怕有疏漏之處。但我們有堅強的團隊，大家有共知、共識、共行的經驗，相信有團隊幫忙一定沒問題。」
天氣狀況也是考量之一，團隊將天候因素，分為晴天及雨天備案，但沒想到卡努颱風共伴關係，造成大雨不斷，突發狀況特多。
14日當天，狂風夾雜著大雨，從早上十點左右，參與醫學年會的醫護人員及貴賓，從四面八方匯聚至花蓮慈濟醫院。突發狀況不斷，張世寰手機也響個不停。雖然已做了萬全的準備，然而貴賓冒雨前來的安全、車輛的安排調度、以及會場上大大小小，不一而足的各式狀況，依然接踵而來。
「壓力很大，但我始終相信與團隊有多次合作經驗，問題來了，團隊趕快幫忙補位就好。」活動期間張世寰開車到慈大洽借晚會舞臺，開車門時因雨地滑不慎滑倒，造成手臂擦傷，額頭挫傷。手臂上還包著紗布，依然為活動在現場不停穿梭：「這一次深深體會辦活動不是只有一個人，在這次放手給夥伴設計，我幫忙引導問題的解決，並充分授權給夥伴是此次最大的感受。」團隊合作，聚沙成塔，小螞蟻共同成就活動圓滿。
◎放手 引導 授權 培養團隊默契
梁淑媛承擔報到組窗口，一開始接手，先召開會議，帶領團隊沙盤演練，團隊默契培養，互相補位。這一次合作她開心的分享：「主任從不盯人，只要跟他口頭報告現況，團隊需要提供多少人力？至於其他細碎事項，人員分配，工作內容，就由報到組自行決定。」
後續梁淑媛因變化球無法全程參與，她正煩惱活動不知是否能順暢圓滿，幸有同事王亭諮幫忙，讓她更感恩：「團隊平常就有多次合作經驗，培養共事默契。這次學會應用團隊完成大形營隊勤務，就是放手、引導、授權，做就對了！」
因為下雨，狀況特別多，王亭諮忙進忙出，勇於承接每一個變化球。雖為第一次承擔，但王亭諮學到很多：「感恩主管給權限學習分配，學習讓流程順利，要不斷的沙盤演練，才能面對變化球時不懼怕。而大家一起把工作做好，是一件很快樂的事情。」
◎變化不斷 力求圓滿
負責生活、香積、接待和機動等各項大小事宜，是由蔡月桂帶領的志工團隊承擔。蔡月桂表示，因第一天和第二天的場地不同，且定點很多，加上參與人數來來去去，又是滂沱大雨，讓各功能組必須冒著雨，在各定點間跑來跑去，光是確認用餐人數，就可以讓工作人員多花好多時間彙整。
餐點方面，除了第一天的晚宴，委請同心圓餐廳準備自助餐佳餚，其他如精心布置的場地、餐點的擺放，以及每個研討場地外面，總是有一整排精緻美味的水果和點心，等著大家享用，這些都出自志工的慧心巧手。
因靜思堂同步有其他營隊舉辦中，人稱林媽媽的林俊龍執行長夫人，擔心同心圓餐廳備餐量不夠，請志工再多備煎餃，同時邀請正在慈院承擔醫院志工的周明麗烹煮精舍常住師父事前備妥的臭豆腐和麻油香湯，也為晚宴的菜色提升許多質與量。蔡月桂忙進忙出，一刻不得閒，但她依舊歡喜的表示：「我們在花蓮就是最幸福！」
10月15日下午五時許，首屆醫學年會接近尾聲，天空依舊豪大雨不斷，參加醫學年會的學員與臺北來的志工們，帶著感動與回憶，紛紛搭上遊覽車離去，同仁們也列隊歡送，並相約下次再見。一個人做不盡天下事，吃不盡天下米，透過團隊合作，互相學習、成長，更成就利益眾生大事。
圖左 ：張世寰是學術發展室主任，也是這次活動的負責窗口，從四月初，張世寰透過開會集思廣益，把大家智慧串連。[攝影者：江昆璘]
圖右 ：梁淑媛承擔報到組窗口，一開始接手，先召開會議，帶領團隊沙盤演練，團隊默契培養，互相補位。[攝影者：江昆璘]
圖左 ：透過補位，王亭諮學到很多：「感恩主管給權限學習分配，學習讓流程順利，要不斷的沙盤演練，才能面對變化球時不懼怕。而大家一起把工作做好，是一件很快樂的事情。」[攝影者：江昆璘]
圖右 ：負責生活、香積、接待和機動等各項大小事宜，是由蔡月桂(右)帶領的志工團隊承擔。[攝影者：陳亦珍]
圖左 ：第一天的晚宴會場，志工精心布置場地、擺放餐點。[攝影者：詹予慧]
圖右 ：15日傍晚時分，天空依舊豪大雨不斷，參加醫學年會的學員與臺北來的志工們，搭上遊覽車離去，同仁們也列隊歡送，並相約下次再見。[攝影者：蔡麗瑜]
