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「啊！這是我遺失了很久的東西，原來在這裡。」「這是什麼？我竟然不知道我的部門有這個東西！」
慈濟馬六甲分會同仁們在整理、整頓辦公室的過程中，有驚喜連連，也有萬般不捨；然而，當轉心念，並願意作出改 變，大夥兒發現，經整理後，可以減少許多浪費，工作運作更為順暢。
2017年11月18日至21日，馬六甲分會主管、同仁們到慈濟雪隆分會參與由李玉珍老師主講的「精實管理課程」後，讓行政團隊更篤定心志，朝組織優化及品質管理的目標邁進一大步。
課程後，行政團隊進行規劃，分階段進行，第一步即是從辦公室5S管理（註）開始。分會各單位同仁於11月30日進行第一次的辦公室整理、整頓，並持續訂於每週五及週末進行整理，將要與不要的東西分類，整理所需東西，保持立刻能夠取出的狀態。
辦公室經常可見物品堆積太多，造成原本寬敞的空間愈變窄小，櫥櫃等被雜物佔據而減少使用價值，也增加了尋找東西的困難和浪費時間。再加上物品雜亂無章擺放，增加盤點的困難，導致成本核算失準。精實管理的落實，能減少浪費，創造價值，並讓組織優化、永續經營。
◎幾番取捨 所需不多
第一次著手整理座位時，有人猶豫不決、自言自語：「這個還要不要留呢？」「該不該送去環保站？」當認真收拾後，發覺自己在日積月累中，竟然儲存了很多「不需要和多餘的東西」。經過謹慎思考和整理，才發現，原來，我們需要的竟是如此之少。
收拾過程中，趣事一籮筐，處處有「驚喜」──
「哇！食物不知不覺過期了好幾年。」
「結緣品都是別人送的，很精美，所以就收藏著，豈料越收越多。」
「回收的原子筆，現在詳細檢查才發現很多已不能使用了。」
經過了一番整理、捨棄，大夥兒的座位煥然一新、簡單寬敞。當第二次整理時，每當有人問起：「請問有人需要這個東西嗎？」大家都趕緊疾呼：「不要！」深刻體會收藏太多雜物的後果。
◎ 統一管理 避免浪費
這次大整理的過程，部門內各類型人格特質也有其互補性。社工周麗珠（慈澐）是起而力行者，面臨情感無法割捨的物品，猶豫不決。就像藏了四年的物品，只因和前主人感情深厚，她不捨得丟棄；此時遇上冷靜的陳舜靜（慈旻），向周麗珠確認是否常用上？若答案是「否定」，隨手就帶去回收箱，將物品送往回收站，或是送給其他有需要的團體。
而遇上每一樣東西都認為有用的王及文（誠碲），其他夥伴依平時對他的觀察了解，會幫助他做決定，最常說的一句話是：「這個我注意到你平時都不會用上，所以我放出去了……」還有雖然資歷尚淺的林麗佳（慮文），但在5S方面卻是有經驗的執行者，經常分享務實經驗，並做善後工作。
整理過程中，社工和醫療同仁從自己的座位開始，整理到慈善義診倉庫，清出三十個波紋床墊（ripple mattress）、拐杖、小兒麻痺症者的助行器等，還有許多逾期產品。
由於每當有善心人士捐獻時，社工常常都會想到，會有人用上、有人要借，就一併接納。經統計後發現，其實每月大約只借出五、六個波紋床墊，其他都一直放在倉庫，社工周麗珠分享：「日子久了，不是忘了有這項物品，就是造成損壞或逾期等。」
上課時，李玉珍老師說：「這種庫存方式，其實是一種浪費……。」周麗珠頗為認同老師的說法，她表示，這次的整理也讓大家發現，雖然同在一個慈濟園區，但因身處不同的辦公室、也沒有一個總庫存，常因要節省時間及避免麻煩，而各自採購所需文具，造成了許多浪費。
如今分會同仁總動員，有了統一的管理和規劃，可以將物品全歸在一起管理，節省資源。將物品分成常用、少用和待用三大種類，在經歷一番「忍痛」教育後，一趟趟的客貨車，載走很多逾期要丟棄的物品，還有更多是需要轉送給他人的物品。
例如，經由社工連絡發現，有一慈濟據點的波紋床墊大都已損壞，馬六甲分會社工的一通電話宛如救星，將整理後多餘的波紋床墊送往該據點，發揮其價值。目前分會只保留夠用的數量就好，讓小小的倉庫、架子騰出許多空間。
◎用心規劃 善用庫存
大愛幼兒園裡，一群愛心哥哥、姊姊們，正熱絡地招呼著來接送孩子的家長們：「Aunty，你要買書嗎？」、「一本一令吉，買十本送一本喔！」眼前許多幼兒教育的書籍依照類別區分成箱，這些都是近期幼兒園整理出的書籍，不僅變賣之收入能做好事，也能協助辦公室空間大改造。
趁此次推動5S運動，園方先從辦公室、美勞教室和英文教室著手進行整理，才發現原來學校擁有很多的舊教材和教案、類似性高的教具和五花八門的布偶。這讓園長蔡桂香相當感嘆：「尤其布偶，老師們不知道有這些資源，因而無法發揮其功用，真是可惜！」
有了前車之鑒，避免往後再發生相同的情況，杜絕重複累積，造成資源、時間與空間的浪費，蔡桂香園長擬定一套執行計劃。她表示，目前將這些物品統一收集做分類，並一一拍照記錄哪一個箱子放了什麼物品，老師可以翻閱紀錄本直接搜尋物品，一目了然，方便老師借用，增加使用率。
另外，學校一直保留許多年前的教案，多年來卻鮮少再拿出來運用，而且這些教案也已備份在電腦中，趁此時統一將紙本資料回收或丟棄。而整理出來的物品也全堆放至暫存區，再請老師們一一過濾，如老師們覺得自己有需要，可以各自拿回教室保存。
老師們可以各自判斷自己的需求來存放物品，不至於心存「也許某一天」會用到，而花大量空間堆存不實際的物品，久而久之自己也遺忘了。除此之外，老師們能掌握物品種類，進而能妥善規劃和實際安排運用。
雖然一連幾天來忙碌地整理，但蔡園長開心地說：「整理後，辦公室還真的多出許多空間呢！適逢學校假期，許多畢業的學生也一同來協助，增添許多助力。」
以往家長來辦公室處理事情，人數一多只能站著等待；如今，辦公室騰出的空間，蔡園長將擺設沙發以及一些《慈濟月刊》、關於慈濟教育的文宣、一些孩子們的作品等，製造一個舒適的環境。，提供家長更貼心的服務，同時也能進一步了解慈濟各志業，以及慈濟的教育和孩子們的成果展現等。
◎下定決心 學習取捨
幾位同仁在文宣室，協助李錦樑（濟儀）處理及清空物件。經過空間規劃，未來，文宣室將步入歷史，換成IT室。
「哇，這是什麼！」那是一個未清洗又被遺忘的環保碗，李錦樑大方展示其「善忘的結果」。
不久後，羅秀蓮（懿舲）從一個箱子裡，拉出一件皺巴巴、粘著灰塵的夾克。「啊，這件夾克，我找了很久都找不到呢！」李錦樑拿過夾克，他算了算時間，大概已經失縱了五、六年之久！
身為美編，李錦樑成天跟紙的關係剪不斷、理還亂。「這些紙很貴，印刷剩下的，留下來可以拿來設計卡片，紙筒留下可以放置剛印好的成品，才不容易弄壞……」於是，沒完沒了的紙片大量堆積。就連剪刀，因工作所需，儲存在各處，最後竟清出十多把。
每每同仁問：「這個還要嗎？」李錦樑一邊整理手邊的物品，眼睛不捨地瞄著那些「珍藏品」，狠下心來說：「丟吧。」可下一秒，他就喊：「不行、不行，還是會用到，還是保留吧！」他自認有選擇困難症，再加上惜福愛物的觀念深植，很多東西因不捨丟棄而都收藏起來。所幸在其他同仁的提醒下，他最終還是捨棄了很多物品。
「要下很大的決心『捨』和『斷』，我們都以為以後會有用，但放了十年都沒用上，要減輕負擔，這樣才會有更舒適的環境。還有很多需要處理，而且我還不夠徹底。」李錦樑有感而發。
◎六度精神 省思教育
辦公室整理整頓告一段落，同仁們轉移陣地到倉庫去。會務室和人資室同仁把物品先搬出來，再進行分類和篩選。大家從中發現了很多收藏已久的「寶物」。
「誰要買二手白褲、藍色環保褲或夾克？歡迎來選購。」人資同仁楊麗麗（慈效）現場開起義賣區，把庫存一一清貨，吸引同仁、志工來採購。
白褲是之前給新進同仁穿的制服，但從去年（2016年）開始，新同仁都一律改穿著黑褲，這些白褲就沒有用了。藍色環保褲是以前慈青營隊留下來的，至少都有十年了。舊夾克的歷史更久遠，也有二十年了！楊麗麗表示：「這些仍可使用的衣物，是時候為它們找新主人了。」
「東西太多了，很煩惱啊！」教育組同仁黃婉琦（懿琦）慨嘆教育組的庫存種類繁多又雜亂，需耗費時間、心力一一清理，所幸數位教育志工趕來援助，也把一些適合做教材的物品認領回去。
黃婉琦把精實管理和六度波羅蜜作連接，她分享，把不必要的東西去除掉，避免浪費，就有更多時間來做慈善推展，這是更好的「布施」；5S管理需維持下去，考驗個人的「持戒」；而忍耐不捨之情，接受別人的指點，是「忍辱」；環境乾淨不複雜，就能專注，修「禪定」；「精進」是一心一志把這件事做好；在學習過程，不斷提升，就會長「智慧」啦！
「如果我們一開始很謹慎，就無需花那麼多時間去整理，也不會造成那麼多的浪費。」這次的整理對黃婉琦來說是很好的省思。
5S管理與日本雜物管理諮詢師山下英子所提出的人生整理觀念「斷捨離」（斷絕不需要的東西，捨棄多餘的廢物，脫離對物品的執著）相近，利用收拾雜物來整理內心的雜亂。
通過學習和實踐，大家將重新審視自己與物品的關係，從關注物品轉為關注自我，將身邊的雜物替換為「需要、適合、舒服」的東西，藉由環境清爽，改善心靈，從外而內，煥然一新。
這一波的園區整理整頓只是起步，未來，同仁們還會持續改善，並逐步落實精實管理，減少浪費，為慈濟團體創造更好的價值。
註：
5S：整理（日文讀音：SEIRI，英語：Sort）、整頓（日文讀音：SEITON，英語：Set In Order）、清掃（日文讀音：SEISOU，英語：Shine）、清潔（日文讀音：SEIKETSU，英語：Standardize）、素養（日文讀音：SHITSUKE，英語：Sustain），又被稱為「五常法則」或「五常法」。
圖左 ：慈濟馬六甲分會同仁於11月30日進行辦公室整理、整頓。[攝影者：陳聯喜]
圖右 ：2017年11月18日至21日，慈濟馬六甲分會主管、同仁們到雪隆分會參與由李玉珍老師主講的精實管理課程。[攝影者：陳聯喜]
圖左 ：未進行5S管理前，馬六甲分會職工室顯得擁擠雜亂。[攝影者：楊秀麗]
圖右 ：圖為馬六甲分會職工室在進行5S整理前的同仁桌面樣貌。[攝影者：楊秀麗]
圖左 ：馬六甲分會邀請有組織優化經驗的慈濟志工為同仁分享經驗。[攝影者：楊秀麗]
圖右 ：幼兒園長蔡桂香指導一群愛心哥哥、姊姊們一起進行大愛幼兒園的5S運動。[攝影者：楊秀麗]
