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06月20日
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馬六甲分會5S優化 同仁取經

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「哇!」、「做到很徹底!」、「很整齊,一目了然!」…… 慈濟馬六甲分會行政辦公室、倉庫及園區,經過5S整理整頓後,從以往的堆積如山到現在的整齊劃一,各處都大變身,引來大家一陣陣的驚艷及讚歎聲。南馬各據 點負責人及同仁們至馬六甲分會參訪,見證成功案例,大家滿懷信心地說:「我們回去後也可以這樣做!」

◎5S推動 經驗分享

慈濟馬六甲分會二十五年來,硬體設備、工作環境、行政運作持續進步。自2017年11月30日啟動5S專案,效果顯著。2018年1月27日,南馬各慈濟分支據點逾百位同仁、執行長、負責人,於馬六甲分會參與南馬同仁工作會議暨歲末尾牙感恩會,見證分會的志業足跡,並汲取5S經驗,大家收穫滿滿,帶著正能量從心出發,對所屬會所的5S推動更有信心了。

1月27日一早,南馬各分支據點同仁先進行馬六甲分會5S成果巡禮,隨著導覽隊伍前進,從職工室的大變身到複印室的整頓,細至人人的文具抽屜都整齊一致,大家邊走邊看,發現處處有驚喜。

看到人資處整齊排列的制服,蔡培志拿起箱子上的資產存貨單(stock list),跟其他麻坡(Muar)同仁討論。「這個實用,我們可以試試……」負責靜思人文的蔡培志常需盤點庫存,這份單子,有助於他清楚明瞭存貨資料,讓盤點作業更便利。

馬六甲分會啟動5S專案,短短兩個月進行了局部的整理、整頓,效果顯著。行政辦公室動線調整,減少同仁走動所浪費的時間也讓運作更順暢;物品定位標識一目了然,同仁無需再浪費時間找東西;倉庫大整理後,空間更寬敞,人人都能輕易領取物品和歸位。

此外,也成立環境暨安全衛生委員會,關注慈濟園區的環境安全衛生,例如增加燈管及夜光貼紙;增添丟式滅火器,方便人人使用。同時開辦急救課程,並設置AED急救儀器,委派具相關知識的志工出勤,於緊急事故發生時給予急救等。

◎5S參訪 收穫滿滿

由於活動後,志工找不到安放物品的「家」,所以總務同仁需勞心費力整理。慈濟麻坡支會負責人蘇瑞珠(慈沐)不捨同仁的辛勞,她深信:「5S能方便志工將東西放回正確位置,才不會造成同仁的困擾。」

「麻坡已經進行了兩次大掃除,接下來要邀志工,大家一起動起來。」親眼見證了馬六甲分會進行5S後的改變,蘇瑞珠更有信心落實在會所。

烏魯地南(Ulu Tiram)同仁林惠英分享,5S觀念雖早已在腦海中盤旋,但因欠缺規劃,當工作忙碌時,就被迫暫停,導致成效欠佳。她對馬六甲分會副執行長華景民(濟珧)分享的「二十英里行軍」故事,印象深刻。一隊南極探險隊每天不論天氣好壞,堅持走二十里。最後比另一隊好天氣走五六十里,壞天氣就停下來的探險隊更早到達目的地。「我之前就是沒有訂下目標,所以斷斷續續。」林惠英決定每天工作下班前十五分鐘,進行5S,相信一定可以達到目標。

◎職志合一 見證歷史

慈濟馬六甲分會邁入二十五週年,組織裡重要的資產,莫過於在各崗位上付出己力,推動慈濟志業,默默守護這個「家」的同仁。

證嚴上人曾以包粽子、串粽來比喻組織結構與志業運作,法脈的精神就是綱領,分布各社區的志工如同粽葉,把各項社會資源集中起來,將糯米、餡料包成一顆顆粽子,而同仁就像綁粽子的棉繩,不只將粽子固定好、綁起來,還要牽到綱領裏,才能整串提起來,不至於零零散散。人人發揮良能,方能讓慈濟志業永續發展。

當天的感恩時刻,十五位在慈濟志業體服務五年、十年和十五年的同仁,受邀上臺接受表揚,也接受大家的祝福與感恩。其中四位服務十五年的同仁,上臺分享一路走來的心地風光。

馬六甲分會草創時期,人力、物力、資源、設備等皆不完善,各據點支會更顯匱乏。在淡邊(Tampin)聯絡處服務十五年的湯碧瑜(慈泠),從初期至今,都只有兩位同仁負責處理會務,往往從櫃檯招待,到行政、財務、社工、總務等工作都要做。凡是舉辦活動,更是從事前的規劃、籌備、布置、主持、音控,到善後,通通都有她的身影。湯碧瑜有感而發:「環境能激發每個人的潛力,時間管理更是經驗的累積。」

隨著志業的成長,志工人數增加,使得工作內容越來越繁瑣,壓力也越沉重。湯碧瑜感恩地說:「一路走來,感恩有一群志工始終關懷,溫馨的依靠和支持,穩定我的心。」逐漸深入了解各志業,進而受證成為志工後,湯碧瑜上班的心態大不同:「以前是上班,超時就是加班;現在加班當作轉換成志工身分,是本分事。」

另一位服務於麻坡支會的陳美琪(懿諭),則是從慈青一路到志工,接著受證再加入志業體服務。她說,初期會務比較簡單,沒有準則或大綱依循,完全憑藉自己想要做什麼,做到什麼程度。「會務推動不是有心就來做一下,是要持續不能停,志工需要你在後面當後盾或協調,是一分責任感。」

事情多,當學習;時間長,當付出;人事問題,當磨練。逾百位南馬同仁、分會執行長及據點負責人,大家同志同願,互相學習,彼此砥礪。從一天的課程分享中,找回滿滿正能量,再回到各自的崗位上,從「心」出發,讓志業發展持續優化。

圖左 :馬六甲分會同仁帶著來自南馬各據點的同仁,參觀經過整理整頓後的倉庫。[攝影者:楊秀麗]
圖右 :烏魯地南同仁林惠英(右)在參觀時積極拍攝記錄,以作為接下來要進行的5S參考。[攝影者:楊秀麗]

圖左 :南馬各據點同仁熱烈討論如何優化工作,樂在工作。[攝影者:陳聯喜]
圖右 :馬六甲分會尾牙感恩會準備了豐富的餐食,犒賞同仁們的辛勞。[攝影者:陳聯喜]

圖左 :資深同仁楊麗麗分享在慈濟志業體服務十五年的心路歷程。[攝影者:黃玉花]
圖右 :麻坡支會同仁陳美琪在感恩時刻,接受表揚及大家的祝福。[攝影者:陳聯喜]
 

" 知足的人,心量開闊;心量開闊,對人對事就不會計較。 "
證嚴法師靜思語