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由於原先預計安單的同心圓寮房，離靜思堂有段距離；為使營隊風雨中仍能如期進行，安單處改至靜思堂地下室的寮房；工作人員接到變化球，大家在靜思堂四樓裝棉被等工作。[攝影者：施教岩]
2010國際人醫年會前夕，中度凡那比颱風來勢洶洶，朝著台灣東部直撲而來，國際人醫年會工作人員，也針對凡那比颱風來襲，準備相關因應的措施。
根據最新氣象資料顯示，凡那比颱風中心在花蓮東方海面，持續向西移動，其暴風圈正逐漸朝台灣東方海面接近。而中央氣象局也在9月18日上午5:30 發佈海上陸上颱風警 報。
◎上人叮嚀虔誠戒慎 留意安全保持通訊
9月18日上午，上人再次叮嚀，請各區慈濟菩薩，人人都抱持一份戒慎虔誠心念，共聚善念，祈禱無災無難；假日期間，請大家共同加強做好防颱工作。颱風期間，若無重要事需外 出處理，請勿前往山區或沿海等較危險區域，儘量留在家中以電話互相聯繫。
考量海外學員早已由居住國搭機出發，人醫年會依循上人指示，做好安全考量與周全準備，所有活動以及食、衣、住、行，都另有雨天備案，讓所有參與之講師與學員都能安心、安全 的參與所有課程。
◎交通安單北區承擔 各就各位迎接學員
鐵路局於傍晚宣布東西部幹線停駛資訊，18日20:15為台北往東部最後一班列車，之後所有列車停駛。而除了少數自行報到的學員，大部份學員原本就都安排搭乘9月18日下 午五點與七點左右之兩列次火車，並於晚上七點至十一點間按原訂計劃抵達花蓮。
原來大會美意安排學員在火車到站後，以實際行動節能減碳，將由火車站一路走回靜思堂報到。但颱風來襲，還是以學員安全為要，大會緊急安排遊覽車，由火車站接送學員至花蓮慈 濟醫院。而學員抵達慈院後，由慈濟醫院到靜思堂這段路程，則是由機動組師兄，以人力撐起傘橋，讓學員不會淋到雨。
其實若真的遇到颱風來襲，學員搭乘的列車停開，大會也備有緊急應變方案，預計將所有無法來到花蓮的學員，安排在台北的板橋園區住宿，而課程也預計會採用視訊連線方式，在板 橋園區與花蓮同步進行課程。部份宗教處同仁轉而前往台北安排備案事宜，板橋園區師兄師姊也待命準備安排學員住宿、膳食採買及課程視訊連線事宜。
課程方面，由於顧慮大體老師家屬往返花蓮安全問題，大會課務組已經將大體模擬手術課程全面暫停。其他課程也將所有花蓮地區講師，全部集中在9/19、20兩天。配合火車停 開緊急應變方案，大會也情商台北慈院趙有誠院長，待命擔任台北地區的學員長，其他講師也調整在板橋園區進行授課，花蓮則以視訊同步進行。
◎香積生活調度因應 快手快腳一切定位
花蓮上午依然艷陽高照，但在餐廳廚房準備的香積組志工，除了繼續手邊原本規劃工作外，也開始著手颱風備案。香積組窗口周明麗師姊表示，目前提供學員三餐的蔬菜量大致上都沒 問題，水果的部分，這次有會員愛心捐贈芭樂、火龍果、百香果等，都已經從中部運送過來，所以基本上都能充足供應。
另外，一旦遇到強大風雨，學員可能無法至餐廳用餐，香積組也調來五百個環保碗，準備在風大雨大，學員無法至同心圓餐廳用餐時，盛裝飯盒讓學員在靜思堂用餐。周明麗師姊說， 大家以最感恩的心，細心擦拭每個餐盤、碗筷，工作同時內心更是祈禱，希望颱風來時，風雨輕過，人人平安。
寮房衣物組與機動組，遇到凡那比颱風這個巨大變化球，大家都工作得相當「幸福」！原本大會安排所有人員，住宿在全球慈濟人寮房，現在為了颱風，除了一百多位男眾師兄仍住在 全球慈濟人寮房之外，其餘學員與工作人員，將全部改至靜思堂安單。
靜思堂上上下下所有空間，約可進住八百多人，原本預計投入全球慈濟人寮房佈置的工作人員，也全數轉至靜思堂，並調度所有可用的枕頭、床墊及棉被和睡袋，在寮房衣物組與機動 組所有工作人員合作下，大家迅速套好枕頭套、棉被套及墊被套，佈置出八百多個床位，準備迎接所有學員及工作人員住宿。
為了因應颱風可能挾帶的強大雨勢，兩組工作人員也在每個房間的窗戶邊條上細心地舖置乾毛巾 ，同時也在晒衣場的周邊堆置起沙包，以防雨水滲入 。擔任寮房組窗口的梁陳雪娥 師姊說，雖然要在最短時間內，將所有寮房工作做完善，確實很耗費體力，但能夠提供一個安全環境給學員，才是最重要的。
負責機動組的簡明鎮師兄，覺得這突來的變化球，考驗著團隊的智慧，不管是寮房的調動、防颱的準備都是一大挑戰。他語氣堅定地說：「全力以赴，達到盡善盡美。」 .
