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06月24日
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首頁 全球新聞、活動 臺灣 花蓮 善用line 省人力好溝通

善用line 省人力好溝通

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「剛接獲承擔慶典典禮總窗口時,感覺壓力好大!」這是萬昌鑫接到任務的第一個反應。整個慶典需動員各校師生共一千四百五十位,投入工作人力數百人,幾乎是各校一半的人力。 除了慈小、慈幼,還包括慈中、高中、技術學院、大學,除了本土之外,還有泰國、臺南慈中,需要溝通的場域很多元。因為距離的關係,許多訊息的溝通傳遞都很不容易,是很明顯 的第一個困難。

◎善用科技 溝通無礙

為迎接慈濟教育志業二十五周年聯合校慶的慶典,11月20日早上從十點開始,在花蓮靜思堂來自各教育志業,包括慈濟大學、技術學院等各校師生,皆為了十一月二十二日的慶 典,進行整個節目內容的預演及總綵排。

下午的無量義經法海演練,大家聆聽隨著無量義經的音樂,在舉手動作起落中,全神貫注演繹,令人攝心。承擔慶典典禮教育志業總窗口的慈濟大學人文室組長萬昌鑫,也在現場專注 地觀看著。

萬昌鑫分享此次慶典活動的發想,呂秀英(慈悅)師姊希望為慈濟五十周年預做準備,所以有許多想法都很嶄新;就如靜思堂在燈光音響都有不同的設計,甚至舞台的設計想法都很不 一樣。呂秀英希望這次所有的人都能入法海,可是在整個無量義經過程的動作細節,大家都不清楚。有可能一個資訊,大家對每一句話的理解,每一個學校都有不同的解讀,就會造成 在溝通上感到困難,最困難的就是不知道如何把資訊做整合。

為了克服困難,後來在呂秀英的指導下,利用line的通訊軟體,成立了一個共同的籌備工作群組。所有的資訊,除了校內自己有校內自己的工作line之外,整個慶典組也有一 個工作line,所有的問題都在上面做確認,布達之後,大家把有疑問的提出來,再到回到學校去落實執行。善用line的通訊軟體,統合大家的意見,解決了溝通上的困難,這 是讓萬昌鑫感覺到開心的事。

◎慈幼童心 具足典範

在活動進行過程中,最令萬昌鑫感動的是,看到每個教育志業體的合心。「大家都知道要做一些改變是很困難,可是也不會有人說不,都會想辦法去執行,這是對承擔窗口者來說非常 重要的一件事情。」他藉著說:「還有就是宗教處的大力協助,因為他們有很多豐富的典禮經驗,所以對活動幫助很多。」萬昌鑫滿懷感恩地說。

活動過程執行中,除了辛苦幸福之外,也可以發現到一些很有趣的趣事。萬昌鑫舉例,呂秀英在彩排慈小慈幼,有一次彩排完時,已經改變了很多動作,原本已經練習好的動作又被改 了,大家心情都不是很好受。但是,卻發現慈幼的小朋友,改完了,就很快樂的回家。呂秀英說了一句話:「你們看,這群人最有修養,他們怎麼改都不會有意見。」簡短的趣事,在 萬昌鑫心中,卻是難以忘懷的一幕。「當我們長大,就會有很多的執著,從小朋友身上可以讓我們有更多的學習。」萬昌鑫心有所感地說。

第一次嘗試承擔各校分工,相較以前只有負責自己學校,任務顯得艱鉅許多。萬昌鑫認為有事情就承擔,認真把事做好,各校人文室都有很大的壓力。大家說好想辦法一起成就,整個 過程不會讓人感到孤單。做起來有困難,可是不會讓你怕到不敢承擔。

剛接到任務時極大的壓力,腦海浮現上人說的「做就對了!」 遇事情時可以考驗你的智慧。在這次典禮開頭十在心路中,當中的「在煩瑣中考驗智慧」,常常聽給予我很多啟發。

整個活動過程,讓萬昌鑫最為感動乃是剛開始大家心情還未安住,到最後每個人都很自然地想要去做一點改變。剛開始推行的困難,到最後大家都很自然地就定位。

誠如上人說的,帶人進入菩薩道,到最後大家都願意精進,是讓整個企劃團隊最感動的地方。

圖左 : 法海演練在舉手動作起落中,大家全神貫注投入。[攝影者:黃銘村]
圖右 : 慶典活動彩排,全體跟著音樂準確掌握到每一個動作。[攝影者:黃銘村]

圖左 : 慶典典禮總窗口萬昌鑫分享「做就對了!」 承擔就是認真把事情做好,不要有雜念。[攝影者:曾玉麟]
圖右 : 萬昌鑫在慶典彩排時,和學生們溝通可以再更進步的地方。[攝影者:曾玉麟]