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「我們完全是任務編組，團隊中本來都不認識，但既然編在一起，首先就得磨合，因為大家不熟悉，而且各單位做事的方式也不盡相同。」楊雅甯正和黃淑惠討論工作進度，慈濟教育
志業體二十五周年慶，兩人同為貴賓接待翻譯組的成員，各自發揮所長。
◎誤闖叢林的小白兔
雅甯一心兩用，一邊忙著手邊的工作一邊告訴志工，貴賓接待翻譯組的成員除了慈濟大學、慈濟技術學院、慈大附中、慈大附中國小部四個學校外，還有慈濟基金會等單位，共同組成 一個十二人的功能團隊。
「在串連的部份她是最棒的地方，而且脾氣是非常好。她一直在推動大家，並以最溫和的方式在推動，從來沒有情緒反應。」黃淑惠對雅甯十分讚歎。
「我只會對我的玩偶發脾氣，哈哈！」雅甯笑稱，自己是中途不小心闖進叢林的小白兔，後來才發現大家都是小白兔。第一次開會時，幾乎沒有開口講話，因為根本不知道自己要做什 麼？參與第二次會議時，她發覺這個功能和人事組的運作很雷同，當下安心不少。
進行所有的分流確認時，雅甯自認對彙整資料不是很細心，但看到淑惠做出來的資料，又好又詳盡讓她好開心。雅甯直言，資料做得好，但流程不斷在更新也是一大考驗。由於大家回 傳的資料會不太一致，因為錯用了舊表單。很多訊息是透過電子郵件傳送，在信箱裡大家來回轉寄，而且沒有更改主旨。大家用同一封郵件回信，回久就亂了，因為不清楚哪一封才是 最新最正確的。
雅甯坦承，平常工作上的信件就很多，加上這次的活動，量就更驚人了。團隊中每個人的工作都不能耽誤，只能在晚上下班後才打開信箱。除了聯合校慶的事情外，還要處理線上的事 情，可以說是一心好幾用。就如今天跑細步流程，她一樣帶著電腦，一有時間馬上開始辦公室的工作。
「細部流程又改了！我們等一下再改，我們先去處理其他的事情，我們要去招待所先擺好結緣品。」輕描淡寫似的，再麻煩的事情到了雅甯這裡，馬上就變得簡單許多。這次的接待細 流也是雅甯細細推敲出來的。
「有一天晚上突然靈光乍現，十一點多我腦筋忽然清醒，我一直做到凌晨三點多，超開心的。我心想，三點多精舍快打板了，我要趕快去睡，哈哈！」雅甯永遠給人精神奕奕的感覺， 她表示，這次的聯合校慶，因為考量人事報到組的人力有限，同時考慮教育志業體的同仁幾乎都在入經藏，所以基金會才投入。在設計貴賓報到的時候，雅甯考慮的是一定要讓貴賓很 方便，所以設計他們在寮房報到。由於人事組的人力少，最後就由接待組的志工全力承擔。
「這次讓我覺得最滿意的是我幫他們設計了點名條，人事組一定要統計每次活動參加的人數有多少，這次的貴賓接待我就用點名條。」雅甯舉例說明：譬如說這是希望工程學校的，我 們會把參加的人名都列出來；其他不論是給慶典的、給志業巡禮的、給人文饗宴的，或是給嘉年華會，報到時，志工只要把名字勾起來就可以了。之後，我們團隊會去收名條再提供給 人事組做統計，至少貴賓人數我們掌握的很正確。
因為曾在法脈宗門研習中承擔隊輔長，雅甯當時就準備了點名條給隊輔；不論學員有任何情況，隊輔可以直接寫在上面再傳出來，接著行政隊輔就會去處理。這次考慮貴賓們都不是慈 濟人，很難要求他們照我們的規定去做，所以設計必須更貼心。除了這些細節外，雅甯還根據時間的早晚，將報到的時間加以調整，例如下午五點四十五分是用餐時間，她便讓貴賓在 餐廳報到，或者是更晚的時間，就直接拉到寮房報到。招待所的人便能清楚地知道，這個時間會有哪些人來報到。
「貴賓抵達的時間不同，離開的時間也不一樣，參加的活動也不同，到底哪些人參加哪些活動，我們都要很清楚，方便回報給每一個活動單位。」雅甯強調，這次貴賓共分成十六大 組，有些來賓可能參加到一半就要離開了，一定要有人接送。另外，這些中途離開的，要不要準備便當？要不要點心？結緣品有的是給整套的，有些則是贈送紀念品，這種給法要怎麼 給？這些都是貴賓接待翻譯組的功課，其中細節很多，需要有很多的串連。
「雅甯真的是神忍女強人，溝通是她的強項之一。」淑惠談及，因為有些貴賓不習慣和別人住在一起，他喜歡一個人住一間，而且要住套房，重點是我們的招待所房間有限，雅甯只好 去跟他溝通。
「光是安排房間也是一門大學問，剛開始看見住宿名單，雖然大陸方面的來賓都排在一起，但他們畢竟抵達的時間不同，而且也不同團，還好我以前在飯店工作過，知道排房的基本原 則，後來乾脆我整理好資料給人事組安排，這樣反而更快。」雅甯感恩大家的經驗累積，成就了這次的大活動；她確信團隊運作的重要，特別是分工，大家都願意接受分工讓她十分開 心。分工後，接下來就是追進度了；要追別人的進度，雅甯有她的技巧，那就是先向大家報告自己的進度。
看到她設計、整理的資料，大家都非常佩服，但雅甯卻謙稱都是團隊的力量。她覺得每個人的專長不同，能做的事情也不一樣，而且大家都很忙，只能集合大家有限的時間，一起完成 這神聖的任務。
「貴賓來自不同的單位、地方，但只要依學校、依單位就不容易出錯。因為都是學校邀請的，我們只要盡量將同一所學校的排在一起就行了。」雅甯略加說明，來自國外的貴賓都需要 翻譯，在有限的人力資源下，需即時翻譯時，就得仰賴慈懿會的外語志工，或是慈大、技術學院的外語學生志工。剛加入貴賓接待翻譯組時主管還笑她：「妳又不會英文，怎麼翻 譯？」「我會國語翻臺語啊！」這就是雅甯。
◎溝通這門課
貴賓接待翻譯組除了翻譯之外，舉凡與接待有關的包括機場落地接待、住宿、餐飲、交通、活動參與陪伴等都是她們的職責所在。
「溝通在貴賓接待翻譯組是非常重要的，既有對內的溝通協調，還有外對貴賓的需求。」淑惠提及，針對貴賓的反應，內部會開始溝通協調，並提出一兩個方案回饋給貴賓，如果貴賓 還是堅持，團隊再繼續提出其他的方案。
淑惠再言，通常在邀請貴賓前，團隊會明白告知是落地接待，例如，貴賓是慈濟大學邀請的，在飛機抵達前，團隊就會聯絡慈大的學生，串連桃園靜思堂的慈濟志工幫忙派車，然後安 排學生到機場，接到貴賓後驅車前往臺北火車站，搭上往花蓮的火車，一路接待到貴賓招待所。完成安單後，再帶他們前往各個活動點，當然每一個活動的交通接送，團隊都要非常了 解。
另外對於學生的訓練和培訓也是非常重要的一環。至於翻譯，則針對貴賓所需要的語言安排翻譯人員，並先從學生志工開始尋找；因為是教育志業，期望能藉此活動讓學生有所展現。 不論何種語言，學生志工除了會說之外，還要有服務的熱忱和精神。淑惠強調，接待其實就是待人處事的方法，因此不能認為自己是在做招待，是在哈腰、低頭，而是在自己熟悉的地 方，熱忱款待遠道而來的人。
談到這次接待的情形，淑惠侃談，這些貴賓遠道而來，他們當中有人是院長、副院長、教授、副教授，除了大會事先安排的活動外，若能跟他們有進一步的交流，對教育志業體是一件 好事，可以把國際觀帶進我們的校園，因此也會邀請師長陪同。大會也會安排各校間的交流活動，讓各個姊妹校之間有更進一步的了解，否則平時要跨海面對面幾乎不大可能。
在慈大負責行政工作的淑惠，以過去的經驗思考，這麼大型的活動應該如何去完成它？「我希望貴賓來到這邊會很快樂、很歡喜的享受我們所做的安排。」淑惠坦言，進入慈濟後，這 個大家庭給人一種很溫暖的感覺，就算有時意見相左或稍有衝突，但轉個身就沒事了。特別看到團隊們的熱忱，還有雅甯的全心投入，讓她更加緊腳步。
「每天上班打開電腦，就發現雅甯寄出信件的時間是凌晨三點，這讓我超感動！」淑惠不諱言，自己有時候難免會有情緒反應，譬如：為何我要的資料拿不到？又為何資料有些是錯誤 的？貴賓來的時間是中午，為何沒有幫他安排中餐等等細節，在串連上難免沮喪，但雅甯卻完全不受影響。
她的時間雖然十分有限，但它透過電子郵件和大家保持密切聯繫，並詳細說明如何執行，倘若有問題該如何解決等，隨時給團隊明確的方向。等到越接近校慶時間，她開始與大家用電 話聯絡；她雖然中途加入，對團隊完全不熟悉但卻能很快進入狀況，並做最好的縱橫向串聯，這樣的能力是讓人非常佩服的。她的細心、耐心和同整力是非常棒的，她的領導、溝通、 協調能力更是一等一，淑惠這麼形容她。
「這一生能遇上幾次25周年？就算下一個25周年遇上了，是否仍能承擔類似的工作，誰也無法預知。」由於這次貴賓接待翻譯組是跨校合作，需要橫向溝通，上下串連，淑惠把握 這次的機會做中學習。她認為，溝通考驗的是一個人的應變能力，以及做事圓融的程度，是困難度最高的的地方。這次團隊在兩個月的時間裡，利用晚上的時間來完成接待方面的前 置，看到團隊的凝聚力，發揮一加一大於二的成果。
圖左 ： 「在串連的部份她是最棒的地方，而且脾氣是非常好。她一直在推動大家，並以最溫和的方式在推動，從來沒有情緒反應。」黃淑惠對雅甯十分讚歎。[攝影者：蔡宜蘭]
圖右 ： 黃淑惠談到，貴賓遠道而來，若能跟他們有進一步的交流，對教育志業體是一件好事，可以把國際觀帶進我們的校園。[攝影者：蔡宜蘭]
圖左 ： 楊雅甯利用貴賓名牌，在每一個流程點，確切掌握貴賓參加人數。[攝影者：蔡宜蘭]
圖右 ： 貴賓共分成十六大組，楊雅甯感恩大家的經驗累積，成就了這次的大活動。[攝影者：蔡宜蘭]
