新芽十年零誤差頒獎秘辛

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莊嚴的靜思堂舞臺上，看到慈濟人彎腰九十度奉上獎狀、獎學金，聽到分享者歡喜感受，見證尊重的付出與愛迴響；舞臺下，家長為不斷拍下孩子領獎的照片，他們正為努力向上的孩子留下光榮的見證。

這是11月19日上午在花蓮的新芽獎學金頒獎典禮，而這溫馨圓滿的故事背後，是由諸多工作團隊長時間共同來成就，其中也包含由職志志工所承擔的文書組。

2009年開始，花蓮區職志團隊開始接手新芽獎學金頒獎「文書組」工作，從少少幾個人開始籌備，到每次頒獎動員超過百人，年年頒獎都能達到「零誤差」的目標。

文書組工作有哪些？包含得獎者及家長報到、後臺的紅包、獎狀、結緣品準備，領獎後的領據簽收，還有頒獎過程中，於臺前一一核對現場領獎者的姓名，恭敬尊重地將獎品送到頒獎者手中，讓每個得獎者在第一時間歡喜接受屬於自己的榮譽。

◎繁瑣文書考驗細心

文書工作，是一件件繁瑣的事物、溝通的事項的完成，如何做到細心，卻不操心、煩心，這也是考驗之一。而為了讓頒獎典禮順利進行，文書組至少有三次以上的志工動員，集眾人之力來準備。

首先，複審確認得獎名單後，立即進行名冊繕打，號召「無影手」，彈指間將一長串的資料輸入名冊中。而後，再經社工補足資料，確認有誤的部分。

緊接著，就是按照每一年活動規劃的內容需求、頒獎次序等等訊息，進行小隊編排。這是非常重要的一環，因為這關係到整個頒獎典禮能否順暢進行？例如：參與表演的學生、心得分享者或者新芽志工、行動不便的學生等等，如何進出動線順暢，讓得獎者感受到尊重等等，都需妥善的規劃與安排。因此，需要有足夠的時間讓做好橫向連結，一籌、二籌會議後，不同功能組間的默契，就在此時慢慢累積形成。

當小隊名冊完成了，通常已經是頒獎典禮的二週前了，緊鑼密鼓的工作就是名牌、紅包袋、領據、獎狀等等之套印、組裝，將頒獎典禮所需要辨識的資料一一完成。雖是繁瑣，卻是慈濟人對於得獎者的尊重，希望送上祝福的當下，都是正確無誤的。

◎職志合一零誤差頒獎

期待中，頒獎典禮的日子到來了，職志志工發揮無比的號召力，互相邀約來成就。有經驗的為窗口，每一關緊密來串連，將達到無縫接軌為目標。一年一年的經驗累積，也隨之調整作法，在二〇一六的頒獎典禮中，繼續嚴謹且從容地完成「零誤差」頒獎。

從規劃、分配工作到引導，看到了發心承擔的真心誠意。對於身為四大志業體的一份子，無論受證與否，大家歡喜報名利用假日來付出，「你裝名牌套、我來貼紅包、我們三人一組來核對」等等，互動間，就是情感交流最好的時刻。

「職志合一」，是一種態度，也是一種做事方法，尤其彼此間擅長的工作常項不一樣，甚至有職級的不同，穿上「藍天白雲」，就只是為著同一目標而用心。

頒獎典禮的這一天，臺前幕後，所有的人連成一氣，職志志工一樣融入其中的一角，這是平等付出的心境，縮小自我的印證；活動結束了，揮一揮手，互道感恩，邀約下一個活動，我們再見。